Personvern- og informasjonskapselpolitikk
1. Hvem er vi
Poda A/S er den sentrale organisasjonen i Poda-gruppen, som i tillegg til Poda A/S består av et antall tilknyttede virksomheter (Poda-sentre). Poda A/S behandler data og er dataansvarlig, som beskrevet i denne personvern- og informasjonskapselpolitikken.
Vi tar beskyttelse av persondata på alvor. Hvis du har spørsmål til eller klager over hvordan Poda A/S håndterer dine persondata, bes du kontakte oss.
Poda A/S
Alfarvejen 48, Osted
4320 Lejre
Danmark
Tlf. (+45) 4634 0100
VAT-nr. 998 380 359
CVR 70979616
2. Hvilke data innsamler vi
Poda A/S mottar persondata når personer benytter ytelsene våre og når personer selv opplyser sine data. Persondata vi innsamler omfatter:
- For- og etternavn
- Kjønn
- Adresse
- Telefonnummer
- E-postadresse
- IP-adresse
- Annen persondata som personer videregir i sin kommunikasjon med oss.
3. Formål med innsamling av persondata
Poda A/S innsamler persondata for å:
- Ekspedere bestillinger og håndtere betalinger
- Sende vårt nyhetsbrev og annet markedsføringsmateriale
- Kontakte kunder hvis det er nødvendig for å kunne levere ytelsene våre
- Informere kunder om endringer i våre produkter og ytelser
- Gi kunder muligheten for å opprette en kundekonto hos oss
- Levere produkter og ytelser til kundene våre
- Analysere kundenes atferd på nettsiden vår for å kunne forbedre nettsiden og tilpasse produkter og ytelser til kundenes preferanser
4. Hvordan behandler vi persondata
Poda A/S bruker følgende dataprogrammer og systemer til å behandle persondata:
Umbraco & Hostedshop
Nettside og nettbutikker er bygd opp i programvaren Hostedshop. Kunders persondata lagres her for raskt og sikkert å kunne ekspedere bestillinger til de korrekte personene. Data som kunder har opplyst for å opprette en kundekonto, er også lagret her.
Mailchimp
Dette er en tilbyder av e-postservice og -automatisering. Mailchimp brukes til å sende personlig tilpassede e-poster. Persondata på nyhetsbrevabonnenter og kunder som har ønsket å motta informasjon fra Poda A/S, er lagret her for å kunne sende dem relevant materiale.
Hotjar
Hotjar er et program til å motta tilbakemeldinger og kommentarer fra gjester på Poda-nettsiden. Kundedata lagres her så vår kundeservice kan kontakte de relevante personene.
Poda A/S benytter algoritmer og kriterier til å tilpasse nettannonsering, men lar ikke dataprogrammer eller -systemer automatisk sende e-poster eller iverksette andre prosesser på bakgrunn av persondata. I alle tilfeller har enhver bruker muligheten til selv å justere innstillingene for informasjonskapsler og reklamer på sin datamaskin, nettbrett og/eller smarttelefon.
5. Hvor lenge lagrer vi persondata
Poda A/S lagrer ikke persondata lenger enn nødvendig for å oppnå formålet med datainnsamlingen. Til disse formålene oppbevarer vi data i følgende tidsrom:
- Bestillingsinformasjon:
Lagres i 5 år jf. Regnskapsloven.
- Nyhetsbrev-registrering:
Oppbevares på ubestemt tid for å kunne kommunisere med abonnentene. Opplysningene slettes når man sier opp abonnementet sitt.
- Kundekonti:
Persondata blir fjernet etter 5 års inaktivitet.
- Kontaktskjema på nettsiden, brukes til å innhente spørsmål fra besøkende og lagres for å kunne besvare spørsmålene. Data lagres i kalenderåret pluss opptil 2 år (opptil 3 år i alt) etter innsendelse av skjemaet.
- Kundedata som er mottatt på skrift, vil bli kassert straks etter digitalisering.
- Kundedata som ikke er nødvendig til andre formål, lagres i kalenderåret pluss opptil 2 år (opptil 3 år i alt) etter den siste transaksjonen.
- Anmeldelser som tastes inn på nettsiden, lagres så lenge de er relevante, med mindre forfatteren ber om å få opplysningene fjernet.
- Ovenstående gjelder med mindre en juridisk forpliktelse eller (forestående) tvist gjør det nødvendig å lagre persondata i lengre tid.
6. Hvem deler vi persondata med
Poda A/S selger ikke persondata til tredjepart. Vi deler kun persondata med andre parter når det er nødvendig for å kunne utføre avtalene våre med kunder og legitime samarbeidspartnere samt for å oppfylle juridiske forpliktelser.
Poda-sentrene er en integrert del av Poda-gruppen. Poda-sentrene har både ekspertise og nærhet til kundene, og leverer både Podas produkter og andre serviceytelser. Poda A/S fremsender persondata til Poda-sentrene i form av forespørsler på kataloger og annet informasjonsmateriale, forespørsler på produkter og tjenester, direkte ordrer, leveringsønsker samt generelle henvendelser og spørsmål.
Den delte informasjonen inkluderer navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse som kunden har opplyst til Poda A/S, enten ved å fylle ut et skjema på nettsiden eller ved annen formidling.
En oversikt over Poda-sentre i Norge kan til enhver tid ses her:
Poda A/S er dataansvarlig for personopplysningene vi innsamler. Poda A/S inngår databehandlingsavtaler med virksomhetene som behandler data på vegne av oss, for å sikre at de blir behandlet fortrolig og sikkert.
7. Informasjonskapselpolitikk
Typer informasjonskapsler og formål
En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres i nettleseren på brukerens datamaskin, nettbrett eller smarttelefon første gang man besøker nettsiden.
Poda A/S benytter informasjonskapsler til funksjonelle, analytiske og sporingsmessige formål. Informasjonskapsler sikrer at nettsiden virker som den skal og at brukerinnstillingene blir husket. Informasjonskapsler blir også benyttet til å forbedre nettsiden og til å spore brukernes atferd så vi kan tilby tilpasset innhold og markedsføring. Ved brukerens første besøk på nettsiden informerer vi om informasjonskapsler og spør om tillatelse til å benytte dem.
Informasjonskapsler fra tredjeparter
Informasjonskapsler blir også plassert av Google Analytics, Facebook og Hotjar. Formålet er å følge brukerne og danne rapporter om hvordan nettsiden brukes.
Poda A/S har inngått databehandlingsavtale med disse virksomhetene, men har ut over dette intet ansvar for deres databehandling. Vi henviser til virksomhetenes nettsider for informasjon om deres persondatapolitikk.
Fravalg av informasjonskapsler
Som bruker kan man fravelge informasjonskapsler ved å innstille nettleseren sin så den ikke lagrer informasjonskapsler. Dessuten kan man slette informasjon på informasjonskapsler som tidligere har blitt lagret i nettleseren.
8. Råderett over dine persondata
Du har rett til å se, endre og slette persondata som vi har lagret om deg. Likedan har du rett til å klage over, og trekke tilbake ditt samtykke til, databehandlingen vår samt til å få dine data overført til deg. Du kan sende en anmodning om dette til info@poda.com. Poda A/S vil etterkomme anmodningen innenfor et rimelig tidsrom såfremt anmodningen ikke er i konflikt med lovmessige forpliktelser eller andre overskyggende interesser for Poda A/S.
For å være sikker på at anmodningen er fra deg, bes du medsende kopi av legitimasjon. Beskytt følsomme opplysninger i legitimasjonen ved å streke over / skjule f.eks. foto, personnummer og strekkode. Vi vil svare på anmodningen din snarest mulig og senest innenfor fire uker.
Vi vil også gjøre oppmerksom på at alle har mulighet for å sende inn en skriftlig klage til Datatilsynet.
9. Hvordan sikrer vi persondata
Poda A/S tar datasikkerhet på alvor. Sikkerheten på nettsiden holdes oppdatert, og vi forhindrer misbruk, uautorisert tilgang, uønsket spredning eller endring av persondata med både tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Vennligst kontakt oss på info@poda.com hvis du har inntrykk av at dine persondata ikke er sikret tilstrekkelig eller hvis det er indikasjoner på misbruk eller datalekkasje.
I tilfelle av datalekkasje vil Poda A/S anmelde lekkasjen til Datatilsynet og informere de berørte personene, alt avhengig av følsomheten av de lekkede data. Dette vil skje uten unødig opphold og senest 72 timer etter at datalekkasjen er konstatert.
10. Endringer i personvern- og informasjonskapselpolitikk
Poda A/S forbeholder seg retten til å foreta endringer i personvern- og informasjonskapselpolitikken. Den gjeldende politikken vil alltid kunne finnes på denne siden. Siste endring er foretatt den 29. mai 2020.
